Datenschutzhinweise für die Nutzung der Meldestelle

Allgemeines zur Datenschutzerklärung

Für FinLegal hat ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität. Daher möchten wir, dass Sie wissen, wenn, wann und welche Daten wir erheben und wie wir sie verwenden.

Im Zuge der Weiterentwicklung unserer Leistungen und Angebote, der Implementierung neuer Technologien und Veränderungen bei FinLegal können Änderungen dieser Datenschutz­erklärung notwendig werden, weshalb wir empfehlen, die Datenschutzerklärung ab und zu erneut zu lesen.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung sowie anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die

FinLegal – Rechtsanwaltsgesellschaft für die Finanzbranche mbH (FinLegal)
Godesberger Allee 88
53175 Bonn
Deutschland
Telefon: +49 228 8192 400
Telefax: +49 228 8192 222
kanzlei[at]finlegal.de
www.finlegal.de

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an den externen Datenschutzbeauftragten der FinLegal – Rechtsanwaltsgesellschaft für die Finanzbranche mbH:

doxtrust Oliver Merx
Herrn Oliver Merx
Simrockallee 2
53173 Bonn
DSBFinlegal[at]doxtrust.de

III. Zweck der Datenverarbeitung

Die FinLegal hat für eine Vielzahl von Mandanten die Einrichtung und Betreuung der internen Meldestelle gem. § 12 HinSchG als Verantwortlicher übernommen. Für diesen Zweck werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dies geschieht (a) im Rahmen des Betreibens des Meldekanals gem. § 16 HinSchG durch die Entgegennahme der Meldungen, (b) im Zusammenhang mit der Prüfung und Bearbeitung der Meldungen gem. § 17 HinSchG, (c) im Zusammenhang mit dem Ergreifen von Folgemaßnahmen gem. § 18 HinSchG sowie (d) durch die Dokumentation der Meldungen gem. § 10 HinSchG.

IV. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Gem. § 10 HinSchG sind die internen Meldestellen befugt personenbezogene Daten zu verarbeiten. Demgemäß ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung in Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG zu sehen und umfasst auch die Verarbeitung personenbezogener Daten besonderer Kategorie gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben gem. § 13 HinSchG erforderlich ist. Die Vorgaben des § 22 Abs. 2 Satz 2 BDSG sind anzuwenden.

V. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten entscheiden Sie dadurch, welche Daten Sie uns preisgeben. Grundsätzlich haben Sie auch die Möglichkeit uns anonym Meldungen zu übermitteln. Üblicherweise erhalten wir Kontaktdaten, Daten zu Ihrem Arbeitgeber, ggfs. Aufenthaltsdaten und Verhaltensdaten. Im Rahmen der Nutzung unseres Meldekanals werden ferner folgende personenbezogene Daten erhoben:

• Informationen zur persönlichen Identifizierung des Hinweisgebers, wie zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
• Beschäftigteneigenschaft zur Verifizierung;
• Informationen zu Betroffenen, d.h. natürliche Personen, die in einem Hinweis als eine Person bezeichnet wird, die den Verstoß begangen hat, oder mit der die bezeichnete Person verbunden ist. Solche Informationen sind zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder sonstige Informationen, die eine Identifikation ermöglichen;
• Informationen über Verstöße, die ggf. Rückschlüsse auf eine natürliche Person erlauben.

Wir erheben die Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit dem Hinweisgeber. Personenbezogene Daten von Beschäftigten des Beschäftigungsgebers erheben wir erstmalig ebenfalls vom Hinweisgeber. Diese werden ggf. verifiziert und angereichert durch Informationen, die wir durch den Beschäftigungsgeber erhalten oder ggfls. von Dritten (Kunden und Geschäftspartnern des Beschäftigungsgebers, Rechtsvertretern, Versicherungen, öffentlichen Stellen, Gutachtern, Gerichten oder Behörden) übermittelt bekommen. Eine Erhebung von personenbezogenen Daten kann ggfls. auch aus öffentlichen Quellen erfolgen.

VI. Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen unsere Dokumentationen gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Sofern eine längere Aufbewahrung notwendig ist, um Anforderungen nach dem HinSchG oder anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen ist dies im erforderlichen Rahmen unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit möglich.
Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO erfolgt, werden wir Ihre Daten löschen, sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

VII. Empfänger Ihrer Daten

Grundsätzlich behandeln wir Ihre Daten vertraulich und unterliegen der anwaltlichen Schweigepflicht. Auch innerhalb von FinLegal erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die mit der Bearbeitung betraut sind. Alle unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
In einigen Fällen kann es jedoch zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten kommen. Gemäß § 9 Abs. 2 HinSchG sind wir in folgenden Fällen dazu verpflichtet Ihre Identität oder Sachverhalte preiszugeben, die Ihre Identität aufdecken:

• in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
• aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung

In diesen Fällen werden wir Sie vor der Weitergabe informieren, sofern uns dies von den Strafverfolgungsbehörden, der zuständigen Behörde oder den zuständigen Gerichten nicht untersagt wird.

Darüber hinaus kann es zu einer Weitergabe kommen, wenn

• dies für die Einleitung der Folgemaßnahmen erforderlich oder
• Sie uns als hinweisgebende Person Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben.

Die von uns eingesetzten Dienstleister sind frommo visuelle medien | Wilhelmstr. 40 | 42781 Haan. Jedes angefertigte Meldesystem wird als dedizierte Instanz (unabhängig von anderen) aufgesetzt und in einem DIN ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet und täglich gesichert.
Die Übermittlung der Daten durch Hinweisgebende erfolgt SSL-Verschlüsselt.

VIII. Erhalt von personenbezogenen Daten über Dritte

Im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Meldungen und dem Ergreifen von Folgemaßnahmen können wir weitere personenbezogene Daten von Ihnen, bspw. von Ihrem Arbeitgeber erhalten.

IX. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte uns gegenüber zu:

• 1. Auskunftsrecht

  Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.
  Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von uns über folgende Informationen Auskunft verlangen:

  • (1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;

  • (2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;

  • (3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betref­fenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;

  • (4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;

  • (5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;

  • (6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;

  • (7) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;

  • (8) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

    Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

• 2. Recht auf Berichtigung

  Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Bei einem entsprechenden Hinweis werden wir die Berichtigung unverzüglich vornehmen.

• 3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

  Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

  • (1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;

  • (2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;

  • (3) der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder

  • (4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

  Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

  Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von uns unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

• 4. Recht auf Löschung

  • a) Löschungspflicht

    Sie können von uns verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Eine Pflicht zur Löschung besteht, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

    • (1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.

    • (2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

    • (3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.

    • (4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

    • (5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.

    • (6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

  • b) Information an Dritte

    Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

  • c) Ausnahmen

    Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

    • (1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;

    • (2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

    • (3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;

    • (4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder

    • (5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

• 5. Recht auf Unterrichtung

  Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

  Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

• 6. Recht auf Datenübertragbarkeit

  Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

  • (1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und

  • (2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

  In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

  Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

• 7. Widerspruchsrecht

  Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

  Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

  Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

  Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

• 8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

  Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

• 9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

  Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

  Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.